01 · Die Ausgangslage
Sören verwaltete sein Portfolio aus Deutschland, ohne vertrauenswürdigen Ansprechpartner auf der Insel. Dringende Reparaturen wurden erledigt; alles andere wartete. Die Mieter hatten keinen Kontakt vor Ort.
Er suchte nicht nur eine Hausverwaltung. Er suchte jemanden, der das Portfolio wertschätzt und ihm hilft, den Wert seiner Immobilien zu erhalten, zu sichern und zu steigern. Mit anderen Worten: ein System, keinen Kontakt.
02 · Vorher und nachher
Vorher · reaktive Verwaltung
Ansprechpartner auf der InselKeiner für die Mieter
DokumentationVerstreut: Verträge, Kautionen und Unterlagen nicht zentralisiert
ZahlungsübersichtKein einheitliches Register
MietanpassungenBei mehreren Verträgen jahrelang nicht angewendet
Gesetzliche FristenKein Kalender
Versorger (Strom, Wasser)Nicht geregelt, nicht auf die Mieter angemeldet
Reporting an den EigentümerKeines
Übernommene SituationenKomplex, ohne Plan pro Einheit
→
Nachher · RockOcean-System
Ansprechpartner auf der InselEin einziger lokaler Kanal für die Mieter
DokumentationDigitaler Ordner pro Einheit, alles auffindbar
ZahlungsübersichtMonatliche Kontrolle, Einheit für Einheit
MietanpassungenGeprüft und formell nach Gesetz zugestellt
Gesetzliche FristenKalender mit 100 % der Verträge, 0 verpasste Termine
Versorger (Strom, Wasser)Regularisierung gestartet
Reporting an den EigentümerWöchentlicher und monatlicher Bericht
Übernommene SituationenAktionsplan pro Einheit im Management-Dashboard
03 · Die 4 Säulen des Systems
Struktur
- Mit dem Eigentümer geteiltes Management-Dashboard: Portfolio Einheit für Einheit (Vertrag, Index, Termine, Kaution, Status, Ziel)
- Stand jedes offenen Falls, Ziele pro Phase, KPIs und lebender Aufgabenplan
- Digitaler Ordner pro Einheit, mit allen Unterlagen auffindbar und zentralisiert
Modelle
- Im Vertrag vereinbarte Roadmap in 3 Phasen: Stabilisierung (0–3 Monate), Sanierung und Optimierung (3–6 Monate), Skalierung und Aufwertung (6–12 Monate)
- Numerische KPIs pro Phase, jeder mit einem greifbaren Nachweis
- Objektblatt pro Wohnung: Inventar, Fotos, Vorfälle, vorgeschlagene Strategie und Kommentare des Eigentümers
- Offizielle Schreiben mit eigener Vorlage für Mietanpassungen und vertragliche Mitteilungen
Abläufe
- Vor-Ort-Besichtigungen aller verwalteten Wohnungen, gebündelt an 2 Tagen, mit standardisiertem Besuchs-Kit
- Inkasso-Protokoll in 7 Schritten, von der freundlichen Erinnerung 2 Tage vor Fälligkeit bis zur dokumentierten Eskalation, mit Musternachrichten für jeden Schritt
- Kommunikation mit den Mietern zentral über einen einzigen lokalen Kanal
- Vertretung des Eigentümers in der Eigentümerversammlung, mit anschließendem Bericht
Steuerung und Kontrolle
- Kalender für Fristen, Indizes und Kündigungen: 100 % der Verträge erfasst, 0 verpasste Termine
- Ausstehende Mietanpassungen geprüft und formell nach Gesetz zugestellt
- Gesetzliche Nichtverlängerungs-Mitteilung fristgerecht versandt, um eine Wohnung zum Marktpreis zurückzuführen
- Monatliche Zahlungskontrolle Einheit für Einheit; wöchentliche und monatliche Berichte mit Zielen, KPIs und nächsten Schritten; Regularisierung der Versorger gestartet
04 · Ergebnisse der ersten Phase
5 / 8
Ziele der Phase 1 im ersten Monat erreicht
2 / 3
KPIs der Phase 1 erreicht: Onboarding von 100 % der Einheiten und 0 verpasste Termine
4
Berichte im ersten Monat an den Eigentümer geliefert
Heute hat das Portfolio ein System: eine geteilte Struktur, Arbeitsmodelle, Abläufe und eine regelmäßige Kontrolle. Die nächsten Phasen der Roadmap laufen.
05 · In den Worten des Kunden
★★★★★
“Bei meiner Suche nach einer neuen Hausverwaltung auf Fuerteventura, die nicht nur über die nötige Erfahrung und lokale Kontakte auf der Insel verfügt, sondern auch mein bestehendes Immobilienportfolio wertschätzt und mich dabei unterstützt, den Bestand und seinen Wert zu erhalten, zu sichern und weiter auszubauen, hat mich RockOceanGroup vollkommen überzeugt. Das Team von RockOceanGroup verbindet moderne Methoden und Techniken mit Expertenwissen über den Immobilienmarkt auf Fuerteventura und bietet dabei persönlichen Kontakt und Beratung. Zum ersten Mal seit langer Zeit habe ich das Gefühl, dass meine Immobilie in die Zukunft gerichtet verwaltet wird und nicht nur, um das bisher Erreichte zu bewahren.”
Sören — Eigentümer, Costa Calma (Fuerteventura)
Übersetzt aus dem englischen Original, Oktober 2026
Übernommene Situationen werden aus Rücksicht auf die Privatsphäre des Kunden allgemein beschrieben. Fallstudie mit Zustimmung des Kunden veröffentlicht.